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Remises Bureautiques - Modalités de transmission - complément d'information.

L’ACPR apporte un complément d’informations sur les modalités de transmission des rapports bureautiques.

Dans le cadre du dépôt des rapports visés par l’instruction ACPR  n° 2017-I-24 sur le portail OneGate au format dit « bureautique », vous trouverez ci-après quelques précisions en complément de la communication du 30 juillet 2018.

 

  • Date limite de remise :

    L’ACPR a publié sur le site e-surfi sous la rubrique « information technique » le fichier intitulé « Rapports_bureautiques_références_dates de remise.xlsx ». Ce document liste l’ensemble des rapports avec pour chacun mention des textes de référence et des dates limites de remise.

     

  • Règle de nommage :

    Les documents doivent être déposés sur le portail OneGate en regard de l’année qu’ils référencent, comme le montre l’exemple ci-dessous :

 

Exercice

Année de remise

Date d’arrêté sur OneGate

  Rapports remis annuellement

2018

2019

12/2018

  Rapports remis trimestriellement

T1 à T4 2019

2019

12/2019

Des rapports, d’échéances différentes, pouvant être déposés sur une même date d’arrêté, nous vous demandons afin d’identifier avec précisions les périodes auxquelles ils se rapportent, de bien vouloir respecter une règle de nommage en utilisant un préfixe sur le nom de vos fichiers. Ce préfixe devra prendre la forme  « AAAA_nom_ fichier »  pour les rapports de périodicité annuelle et «AAAAT1_nom_fichier , AAAAT2_nom_fichier, … » pour  les rapports de périodicité trimestrielle (AAAA étant l’année de l’exercice). 

Selon un principe identique, dans l’hypothèse ou plusieurs versions d’un même document seraient déposées sur le portail OneGate, la mention de la version devra être reportée dans le nom du fichier afin d’en faciliter le suivi.

 

  • Non assujettissement :

    Quelques établissements pourraient ne pas être concernés par la remise d’un ou plusieurs rapports. Toutefois, certaines données non disponibles dans le système d’information de l’ACPR, ne permettent pas d’identifier directement ces cas et les rapports sont considérés comme attendus dans l’application SURFI.

    En conséquence, si un établissement pense ne pas être soumis à un rapport qui lui est demandé, il doit déposer sur ONEGATE, sous le rapport concerné, un document (par exemple une page Word) qui explique les raisons de son non-assujettissement, et ce pour chaque échéance annuelle où le rapport lui sera demandé. L’analyse sera effectuée hors processus applicatif. 

     

  • CRC

    Le Compte Rendu de Collecte restitué aux établissements via OneGate reprend les informations en termes de rapports et affiche la liste des fichiers remis, mais ne restitue pas à ce jour d’information sur la validité de la signature.

     

  • Signature électronique :

    Les quatre domaines dédiés à la collecte des rapports bureautiques (RCI, CRA, PVO et REM) ont été paramétrés sur le portail OneGate en mai 2018. Ces mêmes domaines ont été définis le 30 mars 2019 dans l’application «référentiels » des Droits À Signer, afin de rendre totalement opérationnel le processus de vérification de la signature électronique appliqué aux remises.

    Afin d’alléger les mises à jour des habilitations pour les assujettis, les droits à signer portés sur le domaine BLC (certificats des dirigeants effectifs enregistrés dans le cadre du reporting LCB-FT en Xbrl) sont dupliqués sur ces 4 domaines (RCI, CRA, PVO et REM). Cette opération est réalisée sur la base des informations déjà validées et ne nécessite aucune action de la part des établissements sauf si les signataires portés sur le domaine BLC ne sont pas les dirigeants effectifs (ce qui est contraire à l’instruction 2018-I-05 , auquel cas une mise à jour des droits à signer est nécessaire).

    Droits À Signer ( DAS)

    Pour les mises à jour ultérieures (nouveaux dirigeants, renouvellement de certificats, …), les établissements devront inclure les domaines ci-dessus dans leur déclaration de droits à signer (formulaires papier et électronique).

    Depuis le 30 mars 2019, les établissements ont la possibilité d’effectuer leur déclaration électroique de droits à signer (DAS) sur le portail Onegate selon la fonctionnalité de « saisie en ligne ». Le manuel utilisateur sera disponible sur le site e-surfi rubrique "informations techniques" dans les prochains jours. Les établissements qui souhaitent continuer à effectuer la déclaration « DAS » via chargement de fichier devront prendre en compte un nouveau format xml , dont le modèle sera également fourni dans le manuel utilisateur.

    Vérification signataires

    Pour chaque fichier déposé, un « feedback » est consultable sur le portail OneGate (espace documentaire dédié aux collectes bureautiques) afin que les établissements s’assurent du résultat de la vérification de la signature électronique.